会議の進め方について考えてみた。【MEGA】


 

こんにちは。MEGAです。

会議って好きですか?

僕は会議と言うものが、めちゃくちゃ嫌いなんですね。

といいますのが、なんの会議をしているかわからない。

過去には会議と言う名の「吊し上げ」に居合わせてしまうこともしばしば。

 

どうしてそんな会議になってしまうのか考えてみました。

「ボトムアップ」と「トップダウン」

友人が所属している会社では、会議などで意見や議題を出すときには、“一応”「ボトムアップ」方式を取っているそうです。

ボトムアップ」というのは、管理職の方は、現場の業務をしているわけではありません。

そんな管理職の方は現場の状況、些細な変化に気づくこと難しくなります。

組織が大きくなればなるほど経営判断が難しくなります。

そうならないためにも現場の意見を汲み、議題にあげることで、現場の業務に寄り添った、柔軟で細やかな意見が出てきます。

 

反対に、「トップダウン」方式ですが、企業における、トップが意思決定を行い、下に向けて指示し運営を行う方式です。

この「トップダウン」方式は圧倒的にスピード感が違います。

管理職が意思決定を行い下に指示し、実行に移されるため、スピード感のある経営方式です。

 

今回は「ボトムアップ」「トップダウン」の良し悪しを考察する記事ではありません。

 

「ボトムアップ」は現場から上に

「トップダウン」は上から現場に

 

という認識があればOKです。

 

友人の会社の会議では

上記でも書きましたが、友人の会社では意見の取り方として、“一応”「ボトムアップ」方式を採用しています。

が、“一応”と書いたのには、理由がありまして、会議の議題を現場から上げて、会議をするわけですが、その場にいる管理職に、その意見はほぼ全否定されます。

ほぼ全否定です(ほぼといいますのは、その管理職が、時々すこぶる機嫌がいいときがあります)。

 

建前上は「ボトムアップ」。会議に上げると、「トップダウン」。

 

こんなズレた会議に何の意味があるのでしょうか。

現場からの貴重な意見を否定し、管理職の考えを押し付ける。

最初から「トップダウン」方式ならなんにも問題はありません。

しかし、

「現場の人、いっぱい意見だして~」

「はい、そんな意見はありえない!!」

ということになって誰が活発な意見を出すと言うのでしょうか。

 

そもそも会議とは

【会議】

関係者が集まってある議題について意見を出し、相談すること。

だそうです。

「議題について意見を出し、相談する」

そうです。

意見を出し合って、相談するんです。相談しなきゃ会議は始まらんのですよ。

意見に対して否定が入った時点で、その会議は良いものではなくなると思ってます。

 

否定から生まれるものは

 

会議だけではないですが、何事においても否定したら終わりなんですよね。

よく否定したがる人っていますけど、一種のマウンティングだったりします。

相手の意見を否定することで、「自分の力が上だ」と見せつける感じでしょうか。

 

会議中に否定されると、いい意見なんて出ませんよね。

まず否定された人は萎縮します。

周りにもその空気は伝染し、「早くこんな会議終わってほしい」と何もしなくなります。

悪循環です。

 

会議を有意義にするために

 

みなさん「ブレインストーミング」というものをご存知でしょうか?

 

「ブレインストーミング」とは、会議参加者が自由にアイディアを出し、アイディアが新たなアイディアを生み出すという、会議方法です。

その効果はそれだけでなく、自由な雰囲気で話し合うことで、チーム同士の仲を深めたり、視野を広げたりすることができます。

 

で、この「ブレインストーミング」ですが、4つの約束事がありまして、その約束事を守ることで効果が高まります。

 

ブレインストーミングの4つの約束

 

  1. 判断・結論をださない
  2. 自由奔放に意見を歓迎する
  3. 質より量を重視する
  4. アイディアを結合し発展させる

の4つです。

 

1.判断・結論をださない

自由なアイディアがほしいのなら、批判・判断・結論はNGです。

「こんなんやったらよくなですか?」

「予算がないから無理」

みたいな。

 

その時点で良いアイディアが出る可能性がなくなります。

 

2.自由奔放な意見を歓迎する

一見、笑いものにされそうなアイディアの中に最高のアイディアが潜んでいるかもしれません。

 

3.質より量を重視する。

「量質転化」ともいいますでしょうか。

人はそれぞれの考え、視点を持っています。

そんな様々な人から、多くのアイディアを出すことで、結果としてアイディア同士が結合され、高まっていきます。

「誰でも思いつきそうだな・・・」と思う前に、ガンガン発言しましょう。

 

4.アイディアを結合し発展させる

出てきた色んなアイディアを組み合わせて行くと、新たなアイディアになります。

今の時代、全く新しいものは生まれません。

あるものあるものを掛け合わせることで、新しいものが生まれてきます。

 

 

この4つの約束事を意識することで、会議は有意義になります。

 

おわりに

実体験ベースですが、ホントに否定からは何も生まれません。

 

たしかに最近の研究で「ブレインストーミング」の有効性が疑問視されていますが、

単純にブレインストーミングの会議は、していて楽しいです。

意見をいくら言っても否定がないんですから。

 

どのような会議にするかは司会によるところもありますので、いつもの会議に飽きたら、「ブレインストーミング」を使った会議をやってみてはいかがでしょうか。