会議って何でしょうか？
もうね私、会議と言うものが、めちゃくちゃ嫌いですわ。
世の中広いから、探せば生産的で有意義な会議をしてる場所ってたくさんあるはずです。
でも弊社は、そうじゃない。
毎回、なんの会議をしているかわからない。
時間がもったいない。
今回はその会議を改善して生産的にするために、必要な４つの方法をご説明します。
これを意識して行うことで劇的に会議の質が上がるはずです。
【2017.5.26:初投稿】
【2021.5.19：タイトル修正、本文加筆修正、リンク追加】
【2023.3.1：タイトル修正、本文加筆修正、リンク追加】
もくじ
無駄会議の特徴「ボトムアップ」と「トップダウン」がずれている
弊社では、会議などで意見や議題を出すときには、“一応”「ボトムアップ」方式を取っている、そうです。
「ボトムアップ」とは、「現場からの意見を吸い上げ、現場で起きている状況や内容、改善されるべき意見や提案が届けられること」をいいます。
管理職である上の立場である人間は現場の業務を全て把握しているわけではありません。
そんな管理職の方は現場の状況、些細な変化に気づくこと難しくなります。
組織が大きくなればなるほど経営判断が難しくなります。
そうならないためにも現場の意見を汲み、議題にあげることで、現場の業務に寄り添った、柔軟で細やかな意見が出てきます。
反対に、「トップダウン」方式ですが、企業におけるトップが意思決定を行い、現場に向けて指示し運営を行う方式です。
この「トップダウン」方式の利点は圧倒的にスピード感が違います。
管理職が意思決定を行い下に指示し、実行に移されるため、スピード感のある経営が売りの方式です。
今回の記事では「ボトムアップ方式」「トップダウン方式」の良し悪しを考察する記事ではありませんので
- 「ボトムアップ」は意見を現場から上に上げる
- 「トップダウン」は意見を上から現場に下げる
という認識があればOKです。
弊社の会議では、一応「ボトムアップ方式」
上記でも書きましたが、弊社では意見の取り方として、“一応”「ボトムアップ方式」を採用しています。
が、“一応”と書いたのには、理由があります。
通常、会議の議題を現場から吸い上げて会議をします。
しかしその意見はその場にいる管理職にほぼ全否定されます。
ほぼ全否定です。（ほぼといいますのは、その管理職が、時々すこぶる機嫌がいいときがあります。）
建前上は「ボトムアップ」。
会議に上げると、「トップダウン」。
こんなズレた会議に何の意味があるのでしょうか。
現場からの貴重な意見を否定し、管理職の考えを押し付ける。
最初から「トップダウン」方式なら、なんにも問題はありません。
しかし、
「現場の人、いっぱい意見だして～」
「はい、そんな意見はありえない！！」
ということになっては、誰が活発な意見を出すと言うのでしょうか。
スポンサーリンク
無駄会議にしないための大前提「否定しない」
【会議】
関係者が集まってある議題について意見を出し、相談すること。
だそうです。
「議題について意見を出し、相談する」
そうです。
意見を出し合って、相談するんです。
相談しなきゃ会議は始まらんのですよ。
意見に対して否定が入った時点で、その会議は良いものではなくなると思ってます。
意見の否定から生まれるものは
会議だけではないですが、何事においても否定したら終わりなんですよね。
よく否定したがる人っていますけど、一種のマウンティングだったりします。
相手の意見を否定することで、「自分の力が上だ」と見せつける感じでしょうか。
会議中に否定されると、良い意見なんて出ませんよね。
まず否定された人は萎縮します。
周りにもその空気は伝染し、「早くこんな会議終わってほしい」と何もしなくなります。
悪循環です。
だとしたら、どのようにしたら有意義な会議ができるのでしょうか？
スポンサーリンク
無駄会議をなくす「ブレインストーミング」
みなさん「ブレインストーミング」というものをご存知でしょうか？
「ブレインストーミング」とは、会議参加者が自由にアイディアを出し、アイディアが新たなアイディアを生み出すという、会議方法です。
その効果はそれだけでなく、自由な雰囲気で話し合うことで、チーム同士の仲を深めたり、視野を広げたりすることができます。
で、この「ブレインストーミング」ですが、４つの約束事がありまして、その約束事を守ることで効果が高まります。
会議を改善する「ブレインストーミングの４つの約束」
- 判断・結論をださない
- 自由奔放に意見を歓迎する
- 質より量を重視する
- アイディアを結合し発展させる
の４つを意識して会議を行います。
１.判断・結論をださない
自由なアイディアがほしいのなら、批判・判断・結論はNGです。
「こんなんやったらよくなですか？」
「予算がないから無理」
みたいな。
その時点で良いアイディアが出る可能性がなくなります。
２.自由奔放な意見を歓迎する
一見、笑いものにされそうなアイディアの中に最高のアイディアが潜んでいるかもしれません。
３.質より量を重視する
「量質転化」ともいいますでしょうか。
人はそれぞれの考え、視点を持っています。
そんな様々な人から、多くのアイディアを出すことで、結果としてアイディア同士が結合され、高まっていきます。
「誰でも思いつきそうだな・・・」と思う前に、ガンガン発言しましょう。
４.アイディアを結合し発展させる
出てきた色んなアイディアを組み合わせて行くと、新たなアイディアになります。
今の時代、全く新しいものは生まれません。
あるものとあるものを掛け合わせることで、新しいものが生まれてきます。
会議において、この４つの約束事を意識することで、会議は有意義な物になります。
スポンサーリンク
おわりに
ホントに否定からは何も生まれません。
最近の研究で「ブレインストーミング」の有効性が疑問視されていますが、単純にブレインストーミングの会議はしていて楽しいです。
意見をいくら言っても否定がないんですから。
どのような会議にするかは司会によるところもありますので、いつもの会議に飽きたら、「ブレインストーミング」を使った会議をやってみてはいかがでしょうか。
参考図書
こちらもCHECK！
- 【２０２３年版】買ってよかった！おすすめのガジェット１２選！
- Fire HD 8 タブレット１６GBのレビュー！プライム会員なら持っておいて損しないよね。
- 速攻で月３万円を稼ぎたい。実際にやってみた稼ぎ方３選
スポンサーリンク
